Các Prompt AI Mình Đã Sử Dụng Để Làm Báo Cáo – Data Report

Mời mọi người tham khảo những prompt AI Claude mà mình đã dùng để tạo báo cáo cho công việc. Nói về Excel thì chỉ biết các hàm cơ bản như cộng SUM rồi làm mấy cái đơn giản thôi chứ không hề dùng đến các hàm như VlOOKUP, SUMIFS. Vậy mà nhờ có Claude AI mà những báo cáo này trở nên đơn giản hơn rất nhiều, chỉ mất khoảng 30p – 2 tiếng mỗi ngày/ tuần cho các báo cáo, tùy độ phức tạp và số liệu cần xử lý.

Trước khi viết lệnh – Prompt AI

Hãy hình dung trong đầu hoặc là viết ra giấy mô tả file – báo cáo, dashboard data mà bạn muốn làm, càng chi tiết càng tốt. Trong file bạn muốn có gì? Cách lấy dữ liệu như thế nào? những điều kiện đặc biệt cần chú ý là gì?... Càng rõ ràng thì AI xử lý càng nhanh, đỡ tốn token nên chịu khó bước này nha, VÀ đừng có mong là chỉ với một câu prompt là bạn sẽ có được kết quả mà mình mong muốn ngay, phải chịu khó kiên nhẫn giải thích và phải đọc kỹ diễn giải logic của Claude để biết chỉnh kịp thời.

Ở bài viết này tui có tổng hợp 4 bước mấy fen có thể tham khảo áp dụng nè:

File báo cáo doanh số

Dùng để làm báo cáo doanh số hằng ngày của sale các chi nhánh khu vực với hơn 60 sale và 15 chi nhánh

Prompt ngắn gọn

Promt tui dùng: “Hãy tạo cho tôi file báo cáo doanh số hằng ngày, số thu về, công nợ còn lại của các chi nhánh, lấy số liệu theo mã nhân viên. với cấu trúc file như sau:

• Sheet 1 số liệu bán hàng theo nhân viên và mặt hàng (nguồn từ MISA hoặc app mà mọi người sử dụng chỉ cần copy paste theo ngày)
• sheet 2 công nợ khách hàng ( xuất từ MISA copy paste)
• sheet 3 số thu về (xuất từ —– copy paste).

Từ số liệu 3 sheet này hãy tạo bảng tổng hợp báo cáo theo mã nhân viên gồm tên nhân viên (lấy dữ liệu unique cột tên nhân viên phân chi nhánh theo mã ví dụ Hồ Chí Minh – HCM, Bình Dương – BD (hoặc nếu được thì mọi người cung cấp danh sách nhân viên theo chi nhánh càng tốt). Mỗi nhân viên sẽ có báo cáo doanh số (lấy từ sheet 1 dò theo tên nhân viên và cột doanh số)
công nợ lấy dữ liệu từ sheet 2 dò theo tên nhân viên và cột công nợ còn lại hoặc vị trí cột), số thu về lấy ở sheet 3 (dò theo cột tên nhân viên và số thu về hoặc vị trí cột).

– Format: công nợ âm hiện màu đỏ + ngoặc đơn, % tô màu theo ngưỡng (đạt KH = xanh, dưới KH = đỏ)

Lưu ý khi tạo

• Nếu chưa có dữ liệu thật, bạn vẫn có thể gửi câu lệnh trên kèm chữ “hãy tạo trước với dữ liệu mẫu để tôi xem cấu trúc” — Claude sẽ build khung sườn với số liệu giả định, sau đó bạn paste dữ liệu thật vào sheet Input.
• Cột “Xếp hạng doanh số” cần làm rõ: xếp hạng giữa các chi nhánh hay giữa các NVKD? (Trong ảnh có vẻ là xếp hạng chi nhánh, chỉ hiện ở dòng tổng).
• Cột “Doanh số kế hoạch” thường không có trong dữ liệu MISA — đây là số quản lý nhập tay. Nên có sẵn 1 sheet riêng “Kế hoạch” để mỗi tháng chỉ cần sửa 1 chỗ.
• Nếu muốn biểu đồ giống ảnh (donut chart nhiều màu), nói rõ: “dùng Excel native chart (PieChart của openpyxl)” để khi mở file vẫn là chart Excel thật, có thể click chỉnh sửa — không phải ảnh tĩnh.
• Mức độ ưu tiên: nên làm từng Sheet một (giống cách ta đã làm các file tồn kho trước) để dễ kiểm tra công thức trước khi ghép toàn bộ.

File báo cáo – theo dõi hàng tồn kho

Cái này thì tui vẫn đang test thêm vì vẫn chưa áp dụng hết cho 5000 mặt hàng mà chỉ áp dụng được các mặt hàng khó kiểm soát. Chỉ mang tính chất tham khảo thôi nên là mọi người xem và chỉnh sửa lại cho phù hợp với nhu cầu sử sụng nhé! Vì là bài toán khá khó với mình không có kinh nghiệm nên phải làm khá dài mới ra kết quả.

Promt AI ngắn gọn để làm file mẫu

Prompt:“Tôi cần xây bảng theo dõi tồn kho và đặt hàng cho công ty phân phối [vật liệu xây dựng / ngành hàng của bạn]. Từ dữ liệu tồn kho hiện tại và doanh số bán 6 tháng gần nhất, hãy phân tích và đưa ra dự đoán: – Mặt hàng nào sắp hết kho, cần đặt hàng ngay – Mặt hàng nào tồn kho nhiều, không có phát sinh đơn → cần đẩy hàng trước khi nhập mới – Mặt hàng nào sắp hết hạn sử dụng → cần cảnh báo Thời gian đặt hàng (lead time): nhóm hàng [silicon/keo dán…] tối thiểu [45] ngày mới có hàng, các nhóm còn lại [15] ngày. Hạn sử dụng: nhóm [silicon, keo epoxy, PU foam…] có hạn [1] năm; nhóm [sơn mạ kẽm…] có hạn [2] năm. Tôi muốn cập nhật báo cáo [15] ngày/lần (giữa tháng), trước tiên xuất ra file Excel, sau đó làm dashboard visualize. Hãy xem dữ liệu và phân tích cách làm bảng trước khi build.

Hướng dẫn các bước tạo lệnh

Bước 1 — Đặt bài toán & yêu cầu hệ thống tổng thể

Tôi cần xây bảng theo dõi tồn kho và đặt hàng cho công ty phân phối [vật liệu xây dựng / ngành hàng của bạn].

Từ dữ liệu tồn kho hiện tại và doanh số bán 6 tháng gần nhất (hoặc chu kỳ khác tùy vào mặt hàng), hãy phân tích và đưa ra dự đoán:

• Mặt hàng nào sắp hết kho, cần đặt hàng ngay
• Mặt hàng nào tồn kho nhiều, không có phát sinh đơn → cần đẩy hàng trước khi nhập mới
• Mặt hàng nào sắp hết hạn sử dụng → cần cảnh báo

Thời gian đặt hàng (lead time): nhóm hàng [silicon/keo dán…] tối thiểu [45] ngày mới có hàng, các nhóm còn lại [15] ngày.

Hạn sử dụng: nhóm [silicon, keo epoxy, PU foam…] có hạn [1] năm; nhóm [sơn mạ kẽm…] có hạn [2] năm.

Tôi muốn cập nhật báo cáo [15] ngày/lần (giữa tháng), trước tiên xuất ra file Excel, sau đó làm dashboard visualize.

Hãy xem dữ liệu và phân tích cách làm bảng trước khi build.

Tôi cần xây bảng theo dõi tồn kho và đặt hàng cho công ty [Ngành hàng, sản phẩm là gi]. Bắt đầu từ tháng [X], lấy số liệu tồn kho hiện tại và doanh số bán để đưa ra dự đoán:

• Mặt hàng nào sắp hết kho và cần đặt hàng
• Mặt hàng nào tồn kho nhiều, không có phát sinh đơn → cần đẩy tồn kho trước khi nhập mới
• Mặt hàng nào sắp hết hạn sử dụng (ví dụ: nhóm A có hạn 1 năm, nhóm B có hạn 2 năm) → cần cảnh báo

Thời gian đặt hàng: nhóm [A] tối thiểu [45] ngày mới có hàng, các nhóm còn lại [15] ngày.

Tôi muốn báo cáo cập nhật [15] ngày/lần (giữa tháng), xuất ra file Excel trước, sau đó làm dashboard visualize.

Đính kèm: file tồn kho MISA + file doanh số bán hàng theo mặt hàng (6 tháng).

Bước 2 — Yêu cầu giải thích & xác nhận phương pháp (quan trọng — đừng bỏ qua)

Công thức Safety Stock và Reorder Point bạn dùng là gì? Hệ số [1.5] lấy từ đâu — có dựa trên dữ liệu thực tế không?

Nếu có dữ liệu bán hàng theo từng tháng (6 tháng), bạn có tính được Safety Stock chính xác hơn không? Cần loại báo cáo nào từ MISA?

Đính kèm: file doanh số chi tiết theo từng tháng (T-5 đến T0), đầy đủ tất cả mặt hàng.

Hãy tính hệ số Safety Stock theo σ (độ lệch chuẩn) thực tế, phân nhóm theo CV (hệ số biến động) sao cho đảm bảo mức tồn kho an toàn, không bị chôn vốn nhưng vẫn có hàng để bán.

Bước 3 — Yêu cầu tích hợp thành hệ thống hoàn chỉnh

Dựa vào hệ số Safety Stock theo nhóm CV vừa tính, kết hợp với bảng hệ thống báo cáo tồn kho đã làm trước đó — tạo ra một file Excel duy nhất gồm:

1. Sheet Giả Định — tất cả tham số (lead time, hệ số SS theo nhóm A/B/C/D, ngưỡng DOS, hạn sử dụng, % lợi nhuận tối thiểu) — chỉ cần đổi ở đây, toàn bộ hệ thống tự cập nhật
2. Sheet paste Tồn Kho MISA (định dạng sẵn đúng cột MISA xuất ra)
3. Sheet paste Doanh Số MISA
4. Sheet Hệ Số SS — bảng tra cứu hệ số riêng từng mặt hàng, link công thức về Giả Định (không hardcode)
5. Sheet Báo Cáo Tổng Hợp — VLOOKUP tự động tính TB bán/ngày, DOS, Safety Stock, ROP, ngày cần đặt, trạng thái, giá khuyến mãi sàn
6. Sheet Cần Đặt Hàng — lọc tự động, sắp theo mức độ cấp bách, nhóm lead time dài lên trước
7. Sheet Cần Đẩy Hàng — chỉ lấy SP có tồn > 0 và (DOS vượt ngưỡng hoặc 0 đơn), kèm gợi ý hành động
8. Sheet Cảnh Báo Hết Hạn — nhập ngày nhập kho (1 lần) → tự tính ngày hết hạn và mức cảnh báo
9. Sheet KPI Tổng Hợp — đếm SP theo từng trạng thái, tổng giá trị tồn kho theo nhóm

Quy trình: paste 2 sheet MISA mỗi 15 ngày → toàn bộ 9 sheet tự cập nhật. Đảm bảo 0 lỗi công thức.

Bước 4 — Yêu cầu QA & sửa lỗi (luôn làm sau khi nhận file)

Tôi thấy [mô tả lỗi cụ thể, ví dụ: “trạng thái Đủ hàng nhưng tô màu đỏ”, “hệ số không nhảy khi tôi đổi Giả Định”, “sheet Cần Đẩy có hàng đã hết = 0”]. Xem lại công thức và logic, giải thích nguyên nhân rồi sửa.

Bước 5 — Yêu cầu giải thích lại cho người không chuyên (để thuyết trình)

Giải thích lại toàn bộ logic ROP, Safety Stock, CV — công thức nào, σ tính ra sao, vì sao chọn hệ số này — bằng ngôn ngữ dễ hiểu. Sau đó đóng vai tôi, viết cách giải thích cho sếp hiểu và đồng ý phê duyệt.

Mẹo khi áp dụng cho mọi người

Tham số cần thay	Vị trí
Tên nhóm hàng có lead time dài/ngắn	Bước 1 — liệt kê từ khóa nhận diện (ví dụ: “silicon”, “keo epoxy”)
Số ngày lead time	Bước 1
Hạn sử dụng theo nhóm sản phẩm	Bước 1
Tần suất cập nhật (7/15/30 ngày)	Bước 1
% lợi nhuận tối thiểu cho giá khuyến mãi	Bước 3, sheet Giả Định
Ngưỡng DOS coi là “tồn cao”	Bước 3, sheet Giả Định

Lưu ý quan trọng nhất: Ở Bước 2 (phải yêu cầu Claude giải thích trước khi tin theo hệ số) đây là bước giúp mình phát hiện ra hệ số 1.5× ban đầu là ước đoán chủ quan, không có cơ sở — và dẫn tới việc phải tính lại bằng σ (sigma – độ lệch chuẩn thực tế), giúp thay đổi hoàn toàn chất lượng kết quả cuối cùng. Dù là phức tạp hơn nhưng mình thấy nó đúng nên mọi người có thể tham khảo. Hoặc có cách đơn giản hơn do mọi người quy định ngày tồn như nào cho hợp lý.

Prompt AI tạo file kiểm soát giá bán ra

Này là file tui tạo ra nhằm kiểm soát giá bán chênh lệch so với giá niêm yết quy định của từng chi nhánh, từng sale tránh thất thoát nguồn tiền của công ty.

Và đây là Prompt tui dùng – nhờ Claude tóm tắt cuộc hội thoại để cho ra kết quả câu lệnh cuối hiệu quả nhất sau 2 ngày dùng Claude Miễn Phí :>

Mô tả yêu cầu cụ thể

“Tôi cần bạn tạo một file Excel template để dò giá bán hàng tự động nhằm kiểm tra giá bán ra và giá bán niêm yết.
Tôi sẽ đính kèm 2 file xuất từ phần mềm MISA:
FILE 1: Danh sách hàng hóa dịch vụ (bảng giá niêm yết)
FILE 2: Sổ chi tiết bán hàng (dữ liệu giao dịch)

Mô tả luồng dữ liệu

Tạo file Excel gồm 5 sheet theo đúng thứ tự sau:
SHEET “HUONG DAN” Hướng dẫn sử dụng từng bước rõ ràng, Mô tả cách paste dữ liệu từ MISA vào template mỗi ngày. Hướng dẫn cách cập nhật bảng giá khi có thay đổi và liệt kê các công thức được sử dụng trong file:
1. SHEET “BANG GIA”
Chứa toàn bộ dữ liệu từ FILE 1 (danh sách hàng hóa)
Cần có các cột: Mã hàng, Tên hàng, Đơn giá bán 1 Đây là nguồn dữ liệu để VLOOKUP, không được đổi tên sheet có thể paste đè để cập nhật bảng giá mới
2. SHEET “INPUT”
Vùng trống để người dùng paste dữ liệu từ FILE 2 (sổ bán hàng MISA) vào mỗi ngày
Dòng 1-3: tiêu đề cố định (không xóa)
Dòng 4 trở xuống: vùng paste dữ liệu
Giữ nguyên thứ tự cột giống file MISA xuất ra:
Cột A = Số chứng từ, Cột D = Mã hàng, Cột E = Tên hàng,
Cột F = ĐVT, Cột G = Số lượng, Cột H = Đơn giá bán,
Cột P = Tên nhân viên bán hàng
3. SHEET “KET QUA”
Toàn bộ là công thức, KHÔNG có dữ liệu tĩnh
Tự động lấy dữ liệu từ sheet INPUT
Các cột cần có:
• Số CT, Khách hàng, Mã hàng, Tên hàng bán, ĐVT, Số lượng, Đơn giá bán
• Tên hàng khớp (bảng giá) → VLOOKUP theo mã từ BANG GIA
• Giá đúng (BG1) → VLOOKUP lấy đơn giá từ BANG GIA
• Chênh lệch → = Đơn giá bán – Giá đúng
• Chênh lệch % → = Chênh lệch / Giá đúng
• Trạng thái → IF phân loại: “Dung gia” / “Duoi gia” / “Tren gia” / “Khong khop”
• Nhân viên
• Ghi chú (nếu mã không có trong bảng giá)
Chỉ hiển thị dòng nào INPUT có số CT và đơn giá > Đủ 3.000 dòng công thức [Hoặc hơn] để chứa dữ liệu lớn
4 . SHEET “TONG QUAN”
Toàn bộ là công thức COUNTIF / COUNTIFS / SUMIF / SUMIFS từ sheet KET QUA
Có ô cài đặt ngưỡng chênh lệch (mặc định 500đ), khi thay đổi ô này thì toàn bộ tự cập nhật
Bảng thống kê tổng quan:
• Tổng giao dịch có đơn giá
• Số lượng: Đúng giá / Dưới giá / Trên giá / Không khớp bảng giá
• Tổng tiền chênh lệch (dưới giá và trên giá riêng biệt)
Bảng thống kê theo từng nhân viên:
• Cột A (tên NV) = dữ liệu gốc, màu xanh, có thể sửa/thêm
• Cột B-H = công thức COUNTIFS/SUMIFS tự tính khi sửa cột A
• Các cột: Đúng giá, Dưới giá, Trên giá, Không khớp,
Tổng chênh lệch (dưới), Tổng chênh lệch (trên), Tỉ lệ sai giá %
• Dòng tổng cuối bảng

QUY TẮC CÔNG THỨC:
VLOOKUP dò theo MÃ HÀNG (không phải tên), khớp chính xác (FALSE/0)
Công thức VLOOKUP: =IFERROR(VLOOKUP(mã, ‘BANG GIA’!$B$4:$F$N, 5, 0), 0)
Trạng thái: =IF(gia_dung=0,”Khong khop”, IF(gia_ban < gia_dung-nguong,”Duoi gia”, IF(gia_ban > gia_dung+nguong,”Tren gia”,”Dung gia”)))
Chỉ điền kết quả khi ô INPUT tương ứng có dữ liệu hợp lệ (dùng IF để ẩn dòng trống)
Tên sheet không được dùng ký tự tiếng Việt có dấu (để tránh lỗi công thức)

YÊU CẦU THÊM:
Dùng màu sắc phân biệt rõ: đỏ = dưới giá, vàng = trên giá, xanh lá = đúng giá
Freeze panes tại dòng header các sheet có dữ liệu
Bật Auto Filter tại các sheet DATA
Định dạng số tiền: #,##0 (không có chữ “đ” trong format, để dễ tính toán)
Sheet KET QUA và TONG QUAN không cần bảo vệ, người dùng có thể đọc công thức
Trước khi lưu file, kiểm tra toàn bộ công thức không có lỗi #VALUE! hoặc #REF!
Hãy đọc cấu trúc 2 file đính kèm trước, xác nhận thứ tự cột thực tế,
rồi mới tạo template. Đặt tên file: [TÊN MÀ BẠN MUỐN]

Đôi lời nhắn nhủ

Có một vài lưu ý mình muốn mọi người biết trước khi áp dụng là:

• Mình chỉ chia sẻ những gì mình biết và áp dụng thuii, cũng có thể bạn áp dụng câu lệnh nó sẽ không ra kết quá như bạn mong muốn ngay. Nên là cái này chỉ tham khảo thôi nhen và phải kiên trì sửa tới sửa lui đến khi có kết quả mong muốn. Nếu được thì đừng quên báo một tiếng cho tui mừng nhaa. Khi có file rồi bạn có thể mở file và dùng coworker để sửa trực tiếp trên file luôn cho tiện
• Câu lệnh này hơi dài là vì mình tổng hợp từ nhiều đoạn hội thoại của mình để ra kết quả cuối cùng, bạn chịu khó đọc và thay nhưng cái mình để trong ngoặc lại cho phù hợp với bạn nhé!

Hi vọng nội dung này sẽ có ích với mn và mình rất mong sẽ nhận được góp ý của mọi người để mình sẽ làm tốt hơn ở các bài chia sẻ sau. Mình cũng đang nghiên cứu thêm các prompt để làm các template báo cáo khác. Khi nào có mình sẽ chia sẻ nha, cảm ơn mọi người đã đọc và mọi người có thể tham khảo thêm các nội dung về marketing của mình tại đây